Универсальная инструкция для перехода на программу СмартЛомбард

Общие рекомендации

Перед тем, как начать переход на программу СмартЛомбард, все сотрудники должны в ней поработать и изучить ее особенности. На освоение программы мы предоставляем 1 месяц бесплатной работы, в этот период вы можете проводить любые тестовые операции, которые в последствии можно будет удалить.

Варианты перехода:

Вариант № 1. Постепенный переход от старого принципа работы (работы в старой программе или без программы) к работе в программе СмартЛомбард.

Старые залоговые билеты нужно будет закрывать по-старому, а новые залоговые билеты уже заносить в СмартЛомбард. Постепенно все операции залога перейдут в СмартЛомбард естественным способом. На это уйдет до 2х месяцев, так как максимальный срок займа обычно составляет 30 дней и  такой же срок отводится на просрочку (льготный период). Этот способ не создает большой дополнительной нагрузки, поэтому используется чаще.
Товары, аксессуары и имущество в ремонте нужно перенести единоразово.

Описание перехода

Для перехода ​необходимо выбрать определенную дату и повесить для информирования сотрудников объявление с указанием этой даты. Начиная с указанной даты, нужно будет работать одновременно в двух программах (если вы работали без программы, то нужно будет работать по старому принципу). Полностью перейти на новую программу, и отказаться от старой, можно только тогда, когда полностью все данные будут перенесены в новую программу. До момента полного перехода на новую программу рассчитывать прибыль и вести учет нужно по старой программе. В первую очередь нужно выровнять «кассу» в старой и новой программе, в СмартЛомбарде это делается через «кассовые операции», нужно провести операцию прихода или расхода на сумму разницы касс. Далее необходимо проводить все действия и в старой и в новой программе, так, чтобы кассы всегда были равными.

Ломбард

С момента перехода все залоговые билеты должны печататься из новой программы. В таком случае, при выкупе, сразу будет понятно, есть ли залог в новой программе или его там нет. Если клиент пришел выкупать с залоговым билетом, распечатанным в старой программе, то в новой программе этот выкуп нужно провести через «кассовые операции», т.к. данный залог не был занесен в новую программу. Перенос залогов из старой программы в новую идет естественным способом, постепенно все залоги продлеваются, или выкупаются из старой программы и заносятся в новую. Срок полного перехода равен сумме максимального срока залога и максимального срока льготного периода (просрочки). Если клиент пришел продлевать, а в новой программе нет такого залога, то в этом случае нужно оформить новый залог и распечатать залоговый билет, а через «кассовые операции» сделать коррекцию на сумму залога и на сумму процентов по продлению.

Комиссионный магазин

Если товара в комиссионном магазине не много, то его лучше разом перенести в новую программу и далее проводить продажи и покупки уже в обеих программах. Данные клиентов лучше не переносить, а создать одну запись «переход на новую программу», в которую и заносить весь товар. Если товара много, то его можно переносить порционно. В старой программе товар нужно отфильтровать по датам и, после каждой порции перенесенного товара, вешать для сотрудников объявление с указанием конечной даты перенесенного товара. Если, продаваемый товар, куплен не позднее указанной даты, то в новой программе он есть и продавать его нужно в обычном порядке, если дата покупки продаваемого товара не входит в перенесенный интервал, то продажу нужно записывать через «кассовые операции». Если товар куплен позднее даты начала перехода на новую программу, то его также нужно продавать в обычном порядке. После переноса каждой порции товара нужно сделать коррекцию кассы на общую сумму купленного товара. Коррекция делается через «Кассовые операции». Если в старой программе есть товар на реализации и принятое на ремонт имущество, то его нужно перенести с данными клиента.

Аксессуары

Необходимо разом перенести в новую программу все аксессуары и впоследствии покупать и продавать их уже из обеих программ. Аксессуары сортируются по заранее созданным категориям и подкатегориям, настроить категории и подкатегории можно в разделе Управление → Настройки → Категории аксессуаров. После переноса аксессуаров нужно сделать коррекцию кассы на общую сумму купленных аксессуаров. Коррекция делается через «Кассовые операции». 

Вариант № 2. Единовременный перенос всех данных в СмартЛомбард.

В программе СмартЛомбард предусмотрена возможность занесения операций задним числом. Такая возможность предоставлена только супер-администратору, для всех операций, кроме операций с аксессуарами. Таким образом вы можете перенести все данные с сохранением хронологии. Этот способ выбриают реже, так как он требует проведения большого объема единовременной работы.

Индивидуальные особенности

Все, не описанные выше, действия, связанные с индивидуальными особенностями вашей текущей программы, можно проводить через «кассовые операции» и в описании указывать комментарий, который бы дал понять, к чему относится данное действие. После полного перехода на новую программу, необходимо сделать ревизию. Найденные ошибки нужно исправить по старой программе. После этого можно полностью отказаться от работы в старой программе и работать только в СмартЛомбард. 

 

 

Попробуйте программу для автоматизации ломбардов, СмартЛомбард, прямо сейчас
Попробовать бесплатно

Отзывы пользователей

  • Очень много крутых фишек. Подробнее

    Денис Максимов, руководитель ломбарда Рублёвъ

  • Оптимальное решение для управления сетью ломбардов. Подробнее

    Николай Анатольевич, руководитель сети ломбардов «Монетный Двор»

Все отзывы
Оставьте номер телефона и мы вам перезвоним