Способы воровства сотрудников ломбардов и решение проблемы

Бдительность-наше оружие.jpg

Специфика работы ломбарда предполагает существование множества способов воровства сотрудников. Большинство ломбардов рано или поздно сталкиваются с этим. Стоит появиться одному недобросовестному работнику и весь коллектив быстро перенимает у него навыки. Воровать в одиночку рискованно и для того чтобы прикрыть себя приходится вовлекать в этот процесс своих коллег и делиться с ними. В результате воровство сотрудников может навсегда укорениться в коллектив ломбарда, моментально включая в свою систему новых работников.

Для того, чтобы вовремя пресечь развитие "левых" заработков, нужно разбираться в работе ломбарда и знать все возможные лазейки. Большинство существующих способов воровства описано в этой статье, для каждого способа предлагается свое решение проблемы.

Манипуляции с программным обеспечением:

1. Кража сотрудниками ломбарда пароля администратора программы с помощью программ-кейлоггеров и последующее совершение любых действий с данными ПО

Описание: С помощью программ-кейлоггеров сотрудники ломбарда могут записывать всю информацию, вводимую с клавиатуры, в том числе и пароль. Узнав таким образом пароль, сотрудники могут не замечено менять данные в программе, воруя товар или деньги из кассы.

Решение:  Для предотвращения кражи пароля и доступа к личным данным, необходимо перед вводом пароля проверять установленное на компьютере программное обеспечение, чтобы убедиться в том что не установлена программа-кейлоггер. Даже популярный переключатель языка «punto switcher» имеет функцию записи клавиатуры, если вы пользуетесь этой программой то, перед вводом пароля, необходимо проверить активность дневника в настройках. Некоторые программы-кейлоггеры устанавливаются в скрытом режиме, поэтому проверить ведется ли запись клавиатуры иногда невозможно. Единственный способ обезопасить себя от кражи пароля – не вводить свой пароль с клавиатуры рабочего компьютера. Осуществить это можно двумя способами:

  • Вводить пароль мышкой с помощью виртуальной клавиатуры, в этом случае программа кейлоггер не скопирует пароль, даже если его вводить на рабочем компьютере.
  • Осуществлять вход в программу через интернет с любого стороннего компьютера, тем самым не давая скопировать свой пароль сотрудникам ломбарда. Этот способ подходит только для онлайн-программ, таких как СмартЛомбард.

2. Обращение сотрудников ломбарда за помощью к программисту для получения доступа к редактированию данных ПО

Описание: Сотрудники ломбарда могут найти программиста, который поможет им взломать программу и вносить в нее необходимые изменения. В результате сотрудники смогут воровать деньги из кассы не вызывая подозрений. Чаще всего такое происходит с программами на базе 1С. 

Решения: 

  • Применять программы с высокой криптографической стойкостью.
  • Обращаться только к проверенным программистам и следить за тем, чтобы сотрудники ломбарда не вступили с программистом в сговор. 
  • Можно установить программу на удаленном сервере, тем самым ограничивая доступ к коду программы.
  • Использовать программу СмартЛомбард.
     В СмартЛомбарде сотрудники ломбарда или сторонний программист не могут получить доступ напрямую к базе данных, права сотрудников и уровни доступа к операциям настраиваются, сама программа предоставляет удаленный доступ, передаваемые данные шифруются, используются протоколы HTTPS и SSL.

3. Возможность свободного редактирования записей программы (эксель, аксесс и т.д.) 

Описание: Многие программы для ломбардов хранят данные в простых и популярных форматах, таких как эксель и аксесс, что позволяет человеку, имеющему базовые навыки работы с таблицами, свободно редактировать данные, чем могут воспользоваться недобросовестные сотрудники ломбарда.

Решение: Использование программного обеспечения, не имеющего возможности свободного редактирования данных, а также записывающего историю всех действий пользователей программы. Все эти требования соблюдены в программе СмартЛомбард.

Манипуляции вне программного обеспечения:

1. Покупка и продажа товаров мимо кассы 

Описание: Сотрудники ломбарда могут купить что-то на свои деньги, не записав в программу. А потом продать купленный товар, положив наценку в свой карман. Иногда сотрудники не вкладывают свои деньги, а просто берут их из кассы, не отмечая покупку в программе. Если не получится продать купленный товар в течении своей смены, то в этом случае они отмечают покупку в программе.

Решение: Обязательно нужно печатать договора купли-продажи, приходно-расходные кассовые ордера и пр. документы, подтверждающие покупки и продажи, причем эти документы обязательно должны выводиться на печать из программного обеспечения ломбарда при оформлении соответствующих операций. Необходимо обязательно выдавать копии договоров купли-продажи и чеки клиентам. На образцах ломбарда клиенты должны ставить свою подпись. Повысить контроль может установка в ломбарде видеонаблюдения и периодическая проверка записей, а также введение штрафных санкций при нераспечатанных, не выданных, неподписанных клиентом, или неправильно оформленных документах. Можно повесить объявление для клиентов ломбарда об обязательной выдаче договоров купли-продажи и чеков. 

Лучший способ устранения этого способа краж в ломбарде – это контроль изнутри. Один из сотрудников ломбарда должен быть наделен полномочиями администратора, в его обязанности необходимо включить контроль за работой всех остальных сотрудников. Для того, чтобы администратор не вступил в сговор с сотрудниками, его нужно дополнительно замотивировать. На эту тему у нас есть отдельная статья Ревизия в ломбарде - как предотвратить убытки.

В программе СмартЛомбард можно распечатать все необходимые документы, причем, для сотрудников ломбарда не предусмотрена возможность повторной печати отредактированных документов. В результате остаются только способы с не выданными, неподписанными, или оформленными на сторонних бланках документами, а отследить эти действия гораздо проще.

2. Покупка товара дешевле суммы, указанной в программе, или продажа товара дороже суммы, указанной в программе

Описание: Сотрудники ломбарда могут купить товар по одной цене, а в программе указать меньшую сумму, оставив разницу себе. Тоже самое можно проделать и при продаже товара, то есть указать в программе большую сумму покупки, чем есть на самом деле.

Решение: Применение программного обеспечения, позволяющего печатать договора купли-продажи, приходно-расходные кассовые ордера и пр. документы, подтверждающие покупки и продажи. Копия договора купли-продажи должна выдаваться клиенту, а на экземпляре ломбарда клиент должен ставить свою подпись. При продаже товара клиенту должен выдаваться чек, или квитанция к приходно-кассовому ордеру, а на экземпляре ломбарда клиент также должен ставить свою подпись. 

При использовании программы с возможностью свободного редактирования данных и повторной печати бланков, необходимо периодически проверять соответствие печатных документов с данными программы. Необходимо ввести штрафные санкции при нераспечатанных, не выданных, неподписанных клиентом, или неправильно распечатанных документах. Контролировать выдачу документов и получение подписей клиентов можно с помощью видеонаблюдения, или можно поручить администратору следить за работой остальных сотрудников. Необходимо применять программное обеспечение, не позволяющее редактирование и повторное распечатывание исправленных документов. В программе СмартЛомбард это требование соблюдено.

3. Сокращение комплектности купленного товара

Описание: Сотрудники ломбарда часто оставляют себе что-то из комплектации купленного товара или вышедшего из залога имущества, для того чтобы потом продать аксессуары отдельно. Иногда сотрудники оформляют продажу аксессуаров в ломбард по обычной для покупки цене, заработать в этом случае получится меньше, но и вероятность быть замеченным гораздо ниже. Это самый безобидный способ краж для сотрудников ломбарда, многие руководители ломбардов считают нецелесообразным бороться с этим явлением. Самый большой интерес представляют флеш-карты, наушники, чехлы и др. ликвидные аксессуары.

Решение: Сотрудники обычно продают аксессуары в том же ломбарде, в котором и работают, поэтому такой вид заработка быстро становится очевидным. Проблему может решить установка в ломбарде видео-наблюдения и периодическая проверка записей. Лучший способ устранения этого способа воровства – это контроль изнутри. 

4. Указание в залоговом билете не всех предметов залога и изъятие их при выводе из залога

Описание: Этот способ применяется довольно редко, так как сотрудникам приходиться делать много лишней работы перед тем как получится поживиться. Описание предмета залога, указанное в залоговом билете, должен проверять в первую очередь сам клиент ломбарда, но как показывает практика, клиенты редко обращают внимание на текст залогового билета, они обычно проверяют только сумму и срок залога. Этим могут воспользоваться сотрудники ломбарда и, при залоге нескольких единиц имущества, не указывать некоторые наименования. При не выкупе и последующем выводе из залога, не вписанное в программу и залоговый билет имущество, сотрудник может оставить себе.

Решение: Необходимо следить за тем, чтобы описание предмета залога всегда указывалось правильно и в полном объеме. За неправильное оформление необходимо ввести штраф. Правильность записей лучше всего проверять при ревизии залогов. В программе СмартЛомбард предусмотрена печать отчетов ревизии по ломбарду и комиссионному магазину в раздельном виде, что значительно упрощает проведение ревизии.

5. Залог или покупка дефектного, или сломанного товара у знакомых по завышенной стоимости

Описание: Сотрудник ломбарда может купить у своего знакомого дефектный товар по цене нормально функционирующего, получив какое то вознаграждение от своего знакомого.

Решение: Каждый сотрудник ломбарда должен нести материальную ответственность за принятый им товар. Правила стимулирования адекватной оценки товара каждый ломбард определяет самостоятельно (например, сотрудники могут оплачивать ремонт принятого товара, если данный товар был куплен как исправный, или компенсировать убытки при продаже товара дешевле себестоимости и т.д.). 

Необходимо, чтобы в программном обеспечении, каждое действие было отмечено фамилией сотрудника, выполнившего это действие. Именно так это и сделано в программе СмартЛомбард. К тому же каждый сотрудник имеет свой индивидуальный пароль и всё сделанное им обязательно фиксируется, поэтому при возникновении претензий к сотруднику, он не сможет ссылаться на своих коллег. 

6. Прием большей суммы процентов по залогу или продлению, чем рассчитано в программе, или меньшей суммы процентов, чем рассчитано в программе

Описание: При выкупе и продлении сотрудники ломбарда могут взять с клиента большую сумму процентов, чем есть на самом деле, оставив разницу себе. Кроме этого сотрудники могут взять с клиента столько, сколько положено, а в программе указать меньшую сумму, взяв себе разницу в суммах.

 Решение: Для того, чтобы сотрудник не мог брать с клиента больше денег по продлениям и выкупам, чем рассчитано по условиям ломбарда, необходимо, чтобы клиенту обязательно выдавалась квитанция к приходно-кассовому ордеру с указанной суммой процентов, обязательно рассчитанная и распечатанная в программном обеспечении ломбарда. За невыдачу квитанции необходимо назначить штраф. В ломбарде можно повесить объявление об обязательной выдаче чеков (квитанций к приходному кассовому ордеру) при оплате процентов. Выдачу квитанций можно проверять, периодически просматривая записи с камер видеонаблюдения. Для того чтобы сотрудник не мог брать с клиента меньше денег по продлениям и выкупам, чем рассчитано согласно условиям ломбарда, необходимо, чтобы проценты рассчитывались в программном обеспечении ломбарда и чтобы сотрудник не мог отредактировать рассчитанное значение, а если и мог, то необходимо, чтобы в программе это обязательно фиксировалось с указанием суммы первичного расчета. 

В программе СмартЛомбард проценты считаются автоматически, редактирования расчетных сумм процентов фиксируются в журнале с указанием первично рассчитанной суммы, печатаются приходно-кассовые ордера. В результате вышеописанная проблема решается полностью.

7. Сотрудничество с перекупщиками

Описание: Некоторые сотрудники ломбарда вступают в сговор с перекупщиками и продают им самый интересный товар по заниженной стоимости, получая свое вознаграждение. Может быть и наоборот, товар покупается по завышенной стоимости у перекупщиков, которые за такую услугу готовы поделиться с сотрудником.

Решение: Каждый сотрудник ломбарда должен нести материальную ответственность за принятый им товар. Правила стимулирования адекватной оценки товара каждый ломбард определяет самостоятельно (например, сотрудники могут оплачивать ремонт принятого товара, если данный товар был куплен как исправный, или компенсировать убытки при продаже товара дешевле себестоимости и т.д.). Лучший способ устранения этого способа краж – это контроль изнутри. 

Один из сотрудников ломбарда должен быть наделен полномочиями администратора (ревизор-контролер), в его обязанности необходимо включить контроль за работой всех остальных сотрудников. Необходимо, чтобы в программном обеспечении, все действия были отмечены фамилиями сотрудников, выполнивших это действие. Именно так это и сделано в программе СмартЛомбард. В результате сотрудникам нет смысла покупать товар по завышенной стоимости, или продавать по заниженной, т.к. придется отвечать за недобросовестную работу.

8. Подмена товара

Описание:  Иногда сотрудники специально записывают в программу не все данные о товаре, чтобы потом поменять его на более дешевый, или в худшем состоянии.

Решение: За неправильное, или неполное оформление записей программы необходимо ввести штраф. Правильность записей лучше всего проверять при ревизии. В программе СмартЛомбард предусмотрена печать отчетов ревизии по ломбарду и комиссионному магазину в раздельном виде, что значительно упрощает проведение ревизии. Каждый сотрудник ломбарда должен нести материальную ответственность за принятый им товар. Необходимо, чтобы в программном обеспечении, все действия были отмечены фамилиями сотрудников, выполнивших это действие. Именно так это и сделано в программе СмартЛомбард. В результате сотрудникам нет смысла записывать в программу не все данные о товаре или покупать товар по завышенной стоимости.

9. Продажа аксессуаров мимо кассы, или виртуальная покупка аксессуаров

Описание: В большинстве ломбардов продаются различные аксессуары, которые также используются для докомплектования товара комиссионного магазина, как например зарядные устройства для докомплектования сотовых телефонов. В большинстве ПО нет функциональности по продаже аксессуаров, поэтому учет и контроль продаж и покупок аксессуаров должным образом не ведется, также не делаются регулярные ревизии. Поэтому сотрудники ломбарда могут оформлять покупки и продажи аксессуаров как им вздумается, извлекая из этого выгоду.

Решение: Необходимо вести учет аксессуаров и регулярно проводить ревизии. В программе СмартЛомбард функции по покупке и продаже аксессуаров проработан наилучшим образом, что обеспечивает максимальный учет и контроль продаж аксессуаров.

10. Виртуальный выкуп и последующая продажа ломбарду по более высокой цене низкооцененного и находящегося в просрочке залога

Описание: Сотрудники ломбарда часто обращают внимание на наиболее интересные и низко оцененные залоги, находящиеся в просрочке, и в последний день залога сотрудники ломбарда могут сами выкупить это имущество, оплатив только незначительные проценты. Выкупленное имущество сотрудник может оставить себе, либо продать ломбарду от имени одного из клиентов, забрав себе разницу в цене.

Решение: С этим лучше всего справиться с помощью контроля администратора и камер видеонаблюдения.

11. Повторная покупка одного и того же товара с таким же серийным номером

Описание: Если в вашем ломбарде проводится ревизия товаров без разделения на проверенные и непроверенные, то есть при нахождении товара на витрине он продолжает стоять на том же месте где и стоял, то ваши сотрудники могут этим воспользоваться, оформив повторную покупку одного и того же товара и взяв себе деньги из кассы. Такой способ мошенничества возможен только при большом количестве товаров, когда сложно запомнить что уже было, а что нет, особенно когда есть однотипный товар.

Решение: Необходимо регулярно проводить ревизию, причем проверенный товар откладывать отдельно от не проверенного, в этом случае одинаковые позиции станут заметны.

12. Пустой залог


Описание: Один из самых примитивных способов кражи в ломбарде – это оформление пустого залога. Сотрудник может оформить залог, взять деньги из кассы и ничего не положить на склад.

Решение:  Необходимо регулярно проводить ревизию по залогам. В программном обеспечении все залоги и продления должны отмечаться, оформившими их сотрудниками. Повысить контроль может установка в ломбарде аудио-, видеонаблюдения и периодическая проверка записей. 

В программе СмартЛомбард каждый пользователь имеет свой индивидуальный пароль. Все действия отмечаются фамилиями сотрудников, сделавшими эти действия. В залоговом билете и других напечатанных документах обязательно указывается фамилия сотрудника, оформившего данный документ. В программе предусмотрена печать отчетов ревизии по ломбарду и комиссионному магазину в раздельном виде, что значительно упрощает проведение ревизии.

13. Сговор с мастером по ремонту. Оплата виртуального ремонта рабочей техники.

Описание: Если ваш ломбард помимо ювелирных изделий занимается приемом в залог и продажей техники, то сотрудники могут договорится с мастером по ремонту и отправлять ему на ремонт рабочие аппараты, поделив потом стоимость ремонта, который на самом деле не был произведен. Сотрудники могут и вовсе действовать без ведома мастера  по ремонту, отправляя телефон на виртуальный ремонт. 

Решение: Сотрудничество с проверенными мастерами по ремонту. Контроль со стороны администратора. Установка аудио-, видеонаблюдения.

14. Сговор с клиентом. Договоренность о скидке

Описание: В большинстве ломбардов сотрудники вправе делать скидки на продаваемый товар. Даже если в ломбарде стоит видеонаблюдение и в программе печатаются не редактируемые документы и чеки, то сотрудник ломбарда может вступить в сговор с клиентом, предложив ему поделить скидку и сделать чек на меньшую сумму, чем оплатит клиент.

Решение: Проблему может решить видеозапись и контроль со стороны администратора.

15. Воровство через добор

Описание: В ломбардах практикуется такая услуга как добор. Если клиент первоначально взял сумму займа, меньшую суммы оценки, то он может впоследствии прийти в ломбард и взять еще денег под уже имеющееся в залоге имущество. Вместо клиента могут сделать добор и сотрудники ломбарда, подделав его подпись в новом залоговом билете. Полученную сумму сотрудники могут оставить себе на случай если клиент не выкупит залог, а если залог придут выкупать, то недостающую сумму можно доложить в кассу.

Решение:  Контролировать выдачу документов и получение подписей клиентов можно с помощью видеонаблюдения, или можно поручить администратору следить за работой остальных сотрудников.

16. Мошенничество через досрочный выкуп

Описание: Суть мошенничества заключается в том, что приемщик  сам выкупает заложенное имущество за свои деньги, не дожидаясь когда придет залогодатель, а когда залогодатель приходит продлевать или выкупать имущество, то сотрудник  присваивает себе разницу между суммой процентов, рассчитанной на сегодняшний день и суммой процентов, рассчитанной на день досрочного выкупа приемщиком. Если залогодатель не приходит выкупать свое имущество, то оно достается приемщику по заниженной стоимости и он может получить выгоду продав его дороже (часто в таком случае продают в комиссионный магазин при ломбарде). 

Пример: Залогодатель  берет займ сроком на 30 дней. Через 5 дней сотрудник сам его погашает и  уплачивает проценты за 5 дней. Через 30 дней приходит сам залогодатель и хочет погасить займ. Тогда сотрудник без помощи программы, вручную, рассчитывает начисленные проценты за 30 дней, сообщает их клиенту и получает с него деньги и копию залогового билета, которую он заполняет задним числом. Деньги он оставляет себе и тем самым получает прибыль в размере процентов за 25 дней. Клиенту при этом объяснять ничего не приходится. 

Если клиент не погашает, а продлевает займ, то сотрудник просто оформляет новый залоговый билет, при этом будут расходоваться деньги из кассы, но клиенту они выданы не будут, их присвоит приемщик, который ранее выкупал имущество на свои деньги. После продления схему можно повторить снова.

Решение: Так как клиент ломбарда может в любой момент прийти и выкупить свое имущество, то сотрудники должны хранить выкупленное ими самими чужое имущество в ломбарде, поэтому если вы обнаружили какое то имущество, хранящееся в непривычном месте, то проверьте его по программе, может оно числится выкупленным и тогда схема сразу становится раскрытой. Помимо этого такое имущество может всплыть при ревизии. 

Также можно разоблачить эту схему и по залоговым билетам, так как сотрудник выкупает имущество досрочно, то у него не может быть второй копии залогового билета, которая находится у залогодателя. Так что обращайте внимание на непарные  залоговые билеты. Иногда сотрудники прячут выкупленные ими самими билеты и ждут когда придет залогодатель, чтобы сдать бухгалтеру уже пару копий. Поэтому если у вас недостает некоторых залоговых билетов а потом они внезапно появляются, то факт мошенничества становится очевидным. 

Если вы обнаружили отложенные непарные залоговые билеты, то запишите их номера, вдруг через некоторое время им подберут пару и положат на свое место. Если у вас установлены камеры видеонаблюдения то вы сможете увидеть проведение выкупов при отсутствии клиентов и наоборот: клиент может выкупать имущество, а в программе это отражено не будет. Такой способ мошенничества возможен и в большом коллективе при общем сговоре сотрудников.

Явное воровство

1. Воровство денег из кассы

Описание: Сотрудник может просто взять деньги из кассы, ничего не выдумывая и зная что пропажа будет обнаружена.

Решение: возложить материальную ответственность за такое на плечи всех сотрудников, ответственных за кассу на смене. Если сотрудник работает один и пропали деньги из кассы, то ему и придется их возвращать, поэтому такое редко встречаются. Если же сотрудники работают в паре и оба имеют доступ к кассе, то пропажу они возмещают вдвоем.

Если сотрудники не возмещают пропажу, например, пожелав уволиться, то можно обратиться в полицию. Там от вас потребуют трудовые договора и  акты приема - передачи кассы. Лучший способ предостеречься от этого способа воровства  - круглосуточная видеозапись кассовой зоны.

2. Воровство оборудования ломбарда, товаров с витрины или заложенного имущества со склада

Описание: Сотрудник может взять товар с витрины или заложенное имущество со склада и незаметно вынести его за пределы ломбарда. Также сотрудник может прихватить что то из оборудования ломбарда.

Решение: Пропажа товаров и имущества обычно обнаруживается не сразу, поэтому сложно узнать кто именно из сотрудников совершил кражу. В большинстве ломбардов пропажи товаров и имущества ложатся на плечи всех сотрудников, поэтому такой способ воровства чаще оставляет в накладе не руководителя ломбарда, а его сотрудников. Если сотрудники не возмещают пропажу, например пожелав уволиться, то можно обратиться в полицию. Там от вас потребуют трудовые договора, акты приема - передачи кассы и акты ревизии. Для выявления пропаж нужно проводить ревизию. Также лучше установить видеонаблюдение.

Помимо вышеописанных способов устранения краж в ломбарде можно прибегать также к проверкам и провокациям со стороны засланных людей. В качестве профилактики, перед устройством на работу, необходимо заключить договор о материальной ответственности и согласие на прохождение полиграфа, в этом случае перед совершением мошенничества сотрудник обязательно задумается.

Рекомендуем посмотреть вебинар о способах борьбы с воровством в ломбарде:


Как избежать воровства в ломбарде?
Резюме:

  1. Уделяйте большое внимание подбору сотрудников. В будущем это сэкономит много времени на проверке их работы и на всяческие разбирательства, а владельцу ломбарда сэкономит нервы.

  2. Устраните максимум возможностей для махинаций, используя приведенные в статье рекомендации.

  3. Проводите плановые и внеплановые ревизии.

  4. Используйте для управления ломбардом программу, в которой продумана защита от махинаций: есть журнал всех операций, с защитой от удаления, подсветка подозрительных операций, разделение и настройка прав сотрудников и т.д.. Например, СмартЛомбард. Бесплатно посмотреть как работает программа можно прямо на нашем:

Другие статьи

Ограбления ломбардов и меры безопасности
Требования закона к рекламе ломбарда
Ревизия в ломбарде: как предотвратить убытки.
Яндекс.Метрика